Під кадровою документацією варто розуміти документи, що регламентують порядок застосування найманої праці роботодавцем, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийому на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження та інше.

Що ж це за документи та чи потрібно їх оформлювати приватному підприємцю? Насамперед відзначимо, що діюче трудове законодавство в основному орієнтоване на роботодавців – юридичних осіб. Вимоги ж до роботодавця – приватного підприємця визначені не конкретно, що викликає деякі складності.

Отже, перший документ, що роботодавець повинен оформити, використовуючи найману працю, – це Правила внутрішнього трудового розпорядку.  Чи потрібно їх мати приватному підприємцю, що має найманих робітників? Оскільки приватний підприємець оформляє працівників за трудовим договором, по якому, згідно ст. 21 КЗпП України, працівник зобов'язується виконувати роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, то приватному підприємцю варто попередньо розробити Правила внутрішнього трудового розпорядку. Наявність таких Правил дає переваги й самому підприємцеві, тому що за їхнє порушення недбайливого працівника можна залучити до дисциплінарної відповідальності (наприклад, оголосити догану). Згодом дисциплінарні санкції у вигляді доган (оформленого наказом або розпорядженням) протягом року може бути використане при звільненні найманого робітника за систематичне невиконання покладених на нього трудовим договором обов'язків (по п. 3 ст. 40 КЗпП України).

Правила внутрішнього трудового розпорядку розробляються на основі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку. Правила складаються в довільній формі й повинні містити:

–порядок прийняття на роботу й звільнення з роботи;

–права й обов'язки роботодавця;

–права й обов'язки працівників;

–режим роботи;

–порядок заохочення за роботу;

–порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни

  та інше.

Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються підписом і печаткою підприємця.

Оформляючись на роботу на підприємство, працівник в обов'язковому порядку пише заяву про прийом на роботу, і на підприємстві видається відповідний наказ.

Чи потрібно писати таку заяву працівникові, що влаштовується на роботу до приватного підприємця, і чи потрібно оформлювати наказ?

Трудове законодавство вимагає від приватного підприємця обов'язкового укладання із працівником письмового трудового договору, на відміну від підприємства – юридичної особи, де письмовий трудовий договір укладається тільки у вигляді контракту. Якщо оформляючись на підприємство, працівник висловлює своє бажання працювати на певній посаді в заяві, то волевиявлення працювати в приватного підприємця фіксується в трудовому договорі, де й вказуються найменування посади (назва роботи), умови оплати праці й інші умови. Таким чином, трудовий договір, укладений між підприємцем і найманим робітником, заміняє традиційні заява й наказ про прийом на роботу.

Відповідно до зазначених роз'яснень приватні підприємці також не повинні вести на своїх найманих робітників наступні документи кадрового обліку: особисту картку за формою П-2, особовий листок по обліку кадрів, особисту справу, книгу обліку трудових книжок, оскільки це передбачено Інструкцією № 58 тільки для підприємств, установ й організацій.

Хоча в законодавстві відсутня вимога ведення приватними підприємцями журналу реєстрації трудових договорів й оформлення особистих справ працівників, у деяких випадках такі документи будуть зручні в роботі. Так, якщо в підприємця багато найманих робітників або штат постійно обновляється (має місце так називана плинність кадрів), щоб не заплутатися в номерах, що привласнюють трудовим договорам, зручно вести журнал реєстрації трудових договорів. А особисті справи працівників, оформлені у вигляді папки-швидкозшивача, дозволять не розгубити всіх документів, що представляють працівником при оформленні на роботу (копії паспорта, довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документів про утворення й підтверджуюче право на податкову соціальну пільгу й т.п.).

Вважаємо за необхідне оформляти табеля обліку використання робочого часу, особливо якщо працівники працюють за сумісництвом й у ненормованому режимі. Доречно також при наданні відпустки працівникам оформляти відповідні накази або розпорядження на підставі заяви про надання відпустки.

Головний державний інспектор праці                           Гущіна І.Б.