Беззаперечним є те, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний організувати облік робочого часу, фактично відпрацьованого кожним працівником підприємства, установи чи організації (далі — підприємство). Це стосується суб’єктів господарювання усіх форм власності.

На теперішній час в Україні існує три види обліку робочого часу: щоденний, щотижневий та підсумований (ст. 50, 51, 61 КЗпП).

Щоденний облік застосовується в тому разі, коли працівник має однакову тривалість добової роботи.

Щотижневий облік використовується, коли тривалість щоденної роботи може бути неоднаковою, але за тиждень працівник реалізує встановлену норму робочого часу — 24, 36 год. тощо, але не більше 40 год.

Підсумований облік робочого часу допускається на безперервно діючих підприємствах, а також при виконанні окремих видів робіт, де за умовами виробництва не може додержуватися встановлена для певної категорії працівників стабільна щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.

Підсумований облік робочого часу застосовується також при використанні режиму гнучкого робочого часу, обов’язковою умовою впровадження якого є забезпечення точного обліку відпрацьованого часу. Практична реалізація цієї вимоги в Україні в цілому та в окремих видах економічної діяльності зокрема спричиняє певні труднощі.

У наш час, як у світі, так і в нашій країні методи й засоби обліку робочого часу досить різноманітні — це і жетонна система, і записи в спеціальних картках чи журналах, і використання індивідуальних лічильників часу або штам-часу, і електронні засоби фіксації (датчики) чи спостереження.

Для обліку робочого часу працівників підприємств застосовується Табель обліку використання робочого часу, який є основним джерелом інформації з цього питання. Типову форму Табеля обліку використання робочого часу № П-5 затверджено наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489.

Табель обліку робочого часу (далі — Табель) — це поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Кожному працівникові надається табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та оплати.

Увага! У разі звільнення працівника або переведення в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не можна присвоювати іншому працівникові протягом трьох років.

Табель ведеться на обліковий склад працівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул з оплатою праці. Вносити до Табеля заново прийнятих працівників і вилучати з нього звільнених треба лише на підставі первинних документів з обліку руху персоналу установи.

Підставою для внесення причин неявок на роботу є підтверджуючі документи: накази роботодавця щодо направлення у відрядження, про відпустку, листки непрацездатності, медичні довідки, пояснювальні записки тощо. Якщо невідомо, через які причини відсутній працівник, графа Табеля «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» залишається незаповненою, поки працівник вийде на роботу й подасть підтвердні документи.

Наприкінці місяця за Табелем підраховують загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів. Визначають загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровують за причинами.

Увага! Дні невиходів, дозволені законодавством (як-то виконання державних обов’язків, відрядження), входять до загального підсумку відпрацьованих днів і їх окремо не підраховують.

Табель обліку робочого часу, оформлений належним чином і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, у встановлений строк передають до відділу кадрів (іншого профільного структурного підрозділу). Перевіривши правильність заповнення (відповідність наказам, розпорядженням тощо), працівник із кадрів також підписує Табель і передає його до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, складання статистичної і податкової звітності. Відповідно до статті 315 наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 року № 41 табелі мають зберігати 3 роки. Виправлення в них не допускаються.

Радимо працівникам, які ведуть Табель обліку робочого часу, обов’язково залишати у своєму відділі копії Табеля з усіма підписами, а оригінали здавати в бухгалтерію з усіма підписами під розписку на копії.

На підприємствах з великою кількістю працівників штатним розписом передбачено посаду табельника, яка функціонально входить до кадрової служби. В інших випадках наказом призначається працівник, відповідальний за ведення Табеля, а також розмір доплати за це.

Слід зауважити, що форма Табеля обліку робочого часу має рекомендаційний характер, тобто допускається включення до неї граф і кодів, які конче потрібні, зважаючи на особливості діяльності підприємства. Але при цьому мають зберігатися всі передбачені затвердженою формою показники.

Таким чином, ведення обліку робочого часу забезпечує контроль вчасного виходу на роботу, виявлення причин невиходів на роботу, отримання даних про фактично відпрацьований час кожним працівником. Ця інформація використовується для нарахування заробітної плати та складання звітності з праці.

Заступник начальника інспекції                  Олександр Загорнов