Складання на підприємствах посадових інструкцій — це швидше данина моді, ніж усвідомлений процес визначення трудової функції працівників. А мало б бути навпаки.

Посадові інструкції, так само як колективний договір та правила внутрішнього трудового розпорядку, повинні бути на кожному підприємстві. І це не тільки традиція, але і вимога нормативного акту. Мається на увазі Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29 грудня 2004 року № 336 (далі — Довідник кваліфікаційних характеристик), пункт 6 якого саме і передбачає необхідність розроблення та затвердження посадових інструкцій керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців. Нагадаємо, що Довідник кваліфікаційних характеристик є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Досвідчені спеціалісти знають, що в належному оформленні посадових інструкцій має бути зацікавлений насамперед роботодавець. Тобто справа зовсім не в доріканнях інспекторів з праці. Якраз дорікання ці — чи не найменш вагомий аргумент на користь необхідності оформлення посадових інструкцій, так як законодавством не передбачено санкцій за відсутність на підприємстві цих документів.

Пояснимо, в чому полягає значення посадових інструкцій працівників.

У статті 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) вказано, що трудовий договір є угода між працівником і власником підприєм-ства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою...

Цією ж статтею кодексу визначено, що трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі. На практиці ж мало хто підписує письмові трудові договори. Замість цього оформляють наказ чи розпорядження про зарахування працівника на роботу. Так особа може пропрацювати на підприємстві тривалий час, а іноді — до моменту звільнення, не маючи чітко визначених трудових прав та обов’язків. Добре, якщо між працівником та адміністрацією підприємства не трапляється серйозних конфліктів, таких, наприклад, як відмова працівника виконувати певне доручення керівництва з посиланням на те, що виконання такого доручення не належить до кола його посадових обов’язків. Очевидно, що в такій ситуації, якщо вона трапиться, закон стоятиме переважно на боці працівника, адже без посилання на документи довести аргументованість своєї позиції керівнику буде важко, а вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, забороняється (ст. 31 КЗпП). Посадова інструкція якраз для того і призначена, щоб чітко окреслити коло посадових обов’язків конкретного працівника. В цьому амплуа посадова інструкція є нібито додатком до наказу про прийняття на роботу та його логічним продовженням і разом з останнім складає письмовий трудовий договір між адміністрацією та працівником.

Відсутність посадової інструкції помітно ускладнює можливість прийняття рішень про притягнення працівників до дисциплінарної, матеріальної, а іноді і до адміністративної та кримінальної відповідальності за правопорушення, пов’язані з невиконанням чи неналежним виконанням посадових обов’язків. Причина тут очевидна: перед тим, як звинуватити працівника в порушенні посадових обов’язків, необхідно достеменно встановити, чи належать ті чи інші обов’язки до трудової функції саме цього працівника.

Особливо відчутною ця проблема стає тоді, коли на підприємстві створюються структурні підрозділи, працівники яких мають однакову чи майже однакову за змістом та обсягом трудову функцію. Один з таких структурних підрозділів – бухгалтерія підприємства. Отже, необхідність розроблення та затвердження посадових інструкції є очевидною. Тепер з’ясуємо, як це зробити правильно.

Загальні вимоги до змісту та форми посадових інструкцій передбачені пунктами 6 та 7 Довідника кваліфікаційних характеристик. Ось ці вимоги:

1) інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків працівника, його повноважень і відповідальності;

2) посадові інструкції розробляються на основі Довідника кваліфікаційних характеристик, ураховуючи специфіку підприємства (штатний розпис та інше), при цьому завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації1;

3) усі посадові інструкції повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників (ця вимога зазвичай не виконується).

Посадові інструкції затверджуються наказом керівника. Доцільно одним наказом затверджувати одразу усі посадові інструкції. При цьому у правому верхньому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово «Затверджено», підпис керівника про її затвердження, вказується посада, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження. Посадову інструкцію після її затвердження слід обов’язково довести до працівника під розпис. Зміни та доповнення до посадових інструкцій вносяться також наказом керівника, причому зміни такі допускаються лише за згодою працівника, інакше це вважатиметься односторонньою зміною умов трудового договору та примусовою працею з боку керівництва. Виняток з останнього правила — це зміна істотних умов праці в процесі змін в організації виробництва і праці, але запровадження таких змін можливе лише з дотриманням передбаченої законодавством процедури (одним з етапів такої процедури є попередження працівника про зміни, що запроваджуються, не пізніше ніж за два місяці до їх запровадження (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Не потребує згоди працівника внесення до посадової інструкції змін, обумовлених зміною назви підприємства, структурного підрозділу або посади.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть складати керівники, правовий статус яких детально визначено у статуті (положенні) підприємства або відповідного підрозділу.

У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в давальному відмінку та повна назва структурного підрозділу.

Довідник кваліфікаційних характеристик містить вимоги щодо структури посадової інструкції. Обов’язковими є такі розділи посадової інструкції: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати». Також посадову інструкцію можна доповнити такими розділами: «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою». Вимоги до змісту вказаних розділів містяться у пунктах 6 та 7 Довідника кваліфікаційних характеристик.

Зразки посадових інструкцій можна знайти в електронних (комп’ютерних) базах або у спеціальних довідниках. Нарешті, посадову інструкцію можна скласти самостійно. Це не так вже і важко, враховуючи що такі розділи, як «Завдання та обов’язки», «Повинен знати» та «Кваліфікаційні вимоги» можна взяти безпосередньо з Довідника кваліфікаційних характеристик і за необхідності внести до них свої корективи.